Políticas de tratamiento de la información

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La ASOCIACIÓN NACIONAL DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN – ASOMEDIOS, asociación colombiana sin ánimo de lucro, identificada con el NIT 860065763 – 0, domiciliada en la carrera 16 No. 93 A- 36 Of. 504 Bogotá, Colombia, con correo electrónico asomedios@asomedios.com y teléfono ( 57-1) 6111300 (en adelante, “Asomedios”), ha desarrollado la presente Política de Tratamiento de la Información (en adelante, “Política”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015 y demás normas concordantes, con el principal propósito de establecer los términos bajo los cuales Asomedios recolecta, trata y/o usa información de Usuarios, Afiliados o terceros (en adelante, “Titulares”), de acuerdo con las definiciones incluidas en los Términos y Condiciones. Así mismo, esta política pretende informar sobre los procedimientos y mecanismos dispuestos por Asomedios para hacer efectivos los derechos de los Titulares.

1. DEFINICIONES PRINCIPALES

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia les den.

a) “Autorización”: Es el consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.

c) “Dato Personal”: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) “Dato Público”: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) “Dato Sensible”: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

g) “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

h) “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho.

i) “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia a un receptor, que a su vez es Responsable de Tratamiento.

j) “Transmisión”: Es el Tratamiento de Datos Personales mediante el cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

n) “Tratamiento de Datos Personales”: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. PRINCIPIOS

Asomedios, los Responsables y/o Encargados realizarán el Tratamiento de Datos Personales dando cumplimiento a los principios establecidos en la ley 1581 de 2012 y, en especial, los enunciados a continuación:

a) Autorización previa: El Tratamiento de Datos Personales se realizará una vez se haya obtenido la Autorización previa e informada del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. Asomedios podrá obtener la Autorización de las siguientes formas: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, no considerándose el silencio como una conducta inequívoca.

En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley 1581 de 2012, Asomedios buscará obtener la autorización del Titular, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y demás normas concordantes.

b) Finalidad autorizada: El Tratamiento de Datos Personales obedecerá a las finalidades establecidas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular y el Tratamiento no podrá extralimitar las finalidades consentidas por el Titular.

c) Acceso y Circulación restringida: El Titular de los Datos Personales podrá tener acceso a sus Datos Personales objeto de tratamiento, de conformidad con los términos establecidos en esta Política. Por otro lado, solo el personal autorizado de Asomedios podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales.

d)Necesidad y Razonabilidad: Asomedios no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable y solo lo hará en las medida que éste sea necesario de acuerdo con la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.

3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Asomedios, los Responsables y/o Encargados recolectarán, utilizarán, almacenarán, transferirán, transmitirán y en general, tratarán los Datos Personales de los Titulares, en el desarrollo de sus actividades gremiales y con atención a las siguientes finalidades:

  • a) Cumplir los contratos celebrados y/o obligaciones adquiridas con los Afiliados, proveedores, contratistas y empleados.
  • b) Comercialización y/o mercadeo de nuevos servicios o productos de Asomedios y/o de terceros.
  • c) Invitar a eventos organizados o patrocinados por Asomedios.
  • d) Cumplir con los procesos internos de Asomedios en materia de
    administración y laboral.
  • e) Cumplir con obligaciones legales en materia tributaria, laboral y demás.
  • f) Desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  • g) Desarrollo de estudios académicos, históricos y/o estadísticos, los cuales
    podrán ser comercializados.
  • h) Las demás finalidades que determine Asomedios y/o los Responsables en
    procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

4. DERECHOS DEL TITULAR

Los Titulares de Datos Personales tienen derecho a:

  • a) Consultar, actualizar y rectificar sus Datos Personales tratados por Asomedios, los Responsables y/o los Encargados.
  • b) Solicitar el retiro o supresión de sus Datos Personales en Bases de Datos de propiedad de Asomedios o en las cuales Asomedios actúe como Responsable o Encargado.
  • c) Conocer esta Política y sus modificaciones. El acceso a las modificaciones deberá hacerse de manera previa a la implementación de éstas.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política y deberán acreditar su legitimación de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015.

Los Titulares deberán demostrar su identidad mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad deberán ejercer sus derechos a través de sus padres o de quien(es) detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

5. ÁREA ENCARGADA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área encargada, al interior de Asomedios, de la recepción y atención de peticiones, quejas, consultas y reclamos de todo tipo relacionados con los Datos Personales será la Secretaría General y Jurídica.

Los datos de contacto de la Secretaría General y Jurídica son:

Dirección física: Carrera 16 No. 93 A – 504
Dirección electrónica: asomedios@asomedios.com
Cargo de la persona de contacto: Secretaria General y Jurídica.

6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Los Titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderados podrán consultar, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o en general ejercitar cualquier derecho previsto en la Ley y/o en esta Política, comunicándose por escrito con el área encargada al interior de Asomedios.

Cualquiera que sea el medio usado para comunicarse, el Titular del derecho deberá:

  • a) Informar su nombre, identificación, dirección y teléfono de contacto.
  • b) Demostrar su legitimidad en los términos mencionados anteriormente en
    esta Política, aportando los documentos necesarios para determinado fin.
  • c) En caso de tratarse de una queja o reclamación, deberá incluir una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación y su pretensión
    (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

Asomedios responderá a la petición del Titular dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la misma. Si la información provista por el Titular está incompleta, el término anteriormente indicado se contará a partir del momento en el cual el Titular allegue la totalidad de la información necesaria para proceder con la petición.

En caso de solicitud de supresión de Datos Personales de las Bases de Datos, la supresión surtirá efecto a partir de la fecha en la que Asomedios responda a la petición.

7. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

Esta Política rige a partir del treinta y uno (31) de mayo de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de Asomedios, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados y máximo hasta el año 2098.